Aujourd’hui, les échanges électroniques dépassent largement le support papier dans le milieu professionnel. Selon les statistiques des experts, chaque salarié d’une entreprise envoie annuellement environ 8 000 courriels et reçoit sur la même période plus de 20 000. Le volume d’emails traités dans l’entreprise mérite donc l’usage d’un système d’archivage efficace et d’un hébergement serveur mail.
L’intérêt de l’archivage électronique
En décidant d’utiliser un archivage électronique, une entreprise sera en mesure de stocker fidèlement tous ses données électroniques sur le long terme. Ces informations conservées pourront leur servir de justificatifs dans plusieurs situations : contrôle des autorités fiscales, litige, etc. C’est également la meilleure solution pour conserver les documents légaux, à savoir les factures, les actes de vente, les baux commerciaux, les devis, les bons de commande, etc. pendant les délais imposés par la règlementation en vigueur. L’article 1316-1 du Code Civil stipule que ces documents électroniques seront aussi valeureux que les supports papier car ils ne pourront plus être modifiés une fois archivés.
L’archivage électronique permet aux entreprises de faciliter les recherches de documents, de libérer l’espace de stockage de leur PC et de leur serveur puis d’assurer la sécurisation de leurs données sensibles.
Les avantages de l’hébergement mail pro
Pour mieux comprendre l’intérêt de cette solution, il faut d’abord voir le serveur e-mail en détail. C’est une solution de messagerie externalisée qui permet aux entreprises de préserver leur notoriété tout en sécurisant leurs données informatiques sensibles.
Son fonctionnement est simple. Les courriels d’une entreprise seront réceptionnés sur le serveur de messagerie électronique professionnelle. Ils ne rejoindront les boites de réception des salariés de l’entreprise qu’une fois filtrés. Comme l’usage d’un hébergeur emails pro ne nécessite que très peu d’investissement, c’est une bonne solution pour les entreprises. En plus, il est facile à mettre en œuvre et pourra s’adapter à toutes les structures existantes.
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