Lorsque vous devez pourvoir un poste au sein de votre organisation, vous devez investir temps et argent pour diffuser une offre d’emploi, faire le tri des CV, rencontrer les candidats et peut-être même lui faire passer différents tests psychométriques ou autres (tests de connaissances, habiletés, etc.). Une fois que vous avez conclu une entente avec la personne sélectionnée, vous pourriez être tenté de pousser un soupir de soulagement surtout si vous êtes êtes aux prises avec une pénurie de main-d’œuvre. Malheureusement, le travail n’est pas terminé et vous devez maintenant réussir l’intégration de cet employé. Selon nous, c’est la dernière étape du processus de sélection, car si l’employé démissionne rapidement après son embauche, l’ensemble du processus est à recommencer.
Le succès de l’intégration de l’employé est une responsabilité partagée entre celui-ci et son nouvel employeur. Le nouvel employé doit être actif dans son intégration et être prêt à fournir un effort plus important pendant son apprentissage. Il doit s’assurer de bien comprendre ses responsabilités et prendre des initiatives pour se familiariser avec celles-ci. L’employeur doit planifier et organiser la formation dont aura besoin l’employé pour assumer ses fonctions. Il doit aussi établir certaines conditions favorables à l’intégration.
Pourquoi une intégration réussie est essentielle?
Au cours des premiers mois de service, le nouvel employé évaluera son intérêt pour les fonctions qu’il occupe, la qualité de l’organisation et de ses gestionnaires, ainsi que son désir de s’engager à moyen et long terme avec son nouvel employeur. Si sa période d’intégration est semée d’embûches, de stress et d’insatisfaction, il est possible qu’il choisisse de chercher son bonheur ailleurs surtout si les opportunités d’emploi sont nombreuses.
D’autre part, un processus d’intégration déficient peut ralentir l’apprentissage d’un individu et l’atteinte du niveau de performance attendu, ce qui sera néfaste autant pour lui que pour l’organisation.
L’importance du processus d’intégration relève du gros bon sens. Cependant, créer un processus efficace est moins évident.
Les éléments de base de l’intégration du personnel
Lors de l’entrée en poste, l’employé doit disposer d’un poste de travail fonctionnel et en bon état. Par exemple, il doit disposer des accès informatiques nécessaires, avoir les instructions pour l’utilisation du système téléphonique et du réseau informatique. Son espace de travail doit être propre et en ordre. On doit également prévoir une visite des lieux de travail et lui présenter les personnes avec qui il sera appelé à travailler. Son supérieur immédiat devrait se réserver du temps pour l’accueillir, échanger avec lui sur les attentes mutuelles et l’introduire à ses nouvelles responsabilités. Une activité lui permettant de se familiariser avec les activités de l’organisation, sa mission, la vision et les valeurs devraient être prévues. L’employé devrait également être informé des politiques de gestion des ressources humaines.
La formation et l’apprentissage
Selon le poste occupé, l’employé devra inévitablement réaliser certains apprentissages. S’il est embauché à titre de spécialiste, il devra tout de même se familiariser avec le secteur d’activité de l’entreprise ou avec ses règles de fonctionnement. Dans d’autres postes, il devra suivre une formation complète que ce soit en salle de classe ou par de l’entraînement à la tâche. Quelles que soient les compétences à acquérir, les besoins de formation doivent être bien identifiés avant l’entrée en fonction. Les méthodes qui seront utilisées pour aider l’employé à acquérir ces compétences devront ensuite être établies. La séquence que suivront les activités de formation et d’apprentissage devra suivre une logique qui facilite l’acquisition des compétences.
Si l’entreprise est appelée à recruter régulièrement pour un poste donné, elle aura tout avantage à développer un programme très structuré et bien rodé.
Les personnes ressources
Au cours de son intégration, le nouvel employé sera entouré de personnes qui l’appuieront et l’assisteront dans son apprentissage. Ces personnes ressources interviendront dans différents rôles:
Formateur: transmets des connaissances et réalise des activités d’apprentissage structurées permettant d’acquérir les compétences requises.
Parrain / entraîneur: transmets des connaissances et assistent l’employé dans le développement des compétences dans le cadre des activités de travail courantes.
Il est essentiel que ces personnes ressources soient clairement identifiées, qu’ils connaissent le rôle qu’ils sont appelés à jouer et qu’ils aient les habiletés nécessaires pour encadrer de nouveaux employés (organisation, capacité à transmettre des connaissances, compétences techniques et relationnelles, patience, etc.). Ces personnes ressources doivent également:
- Être disponibles et disposées à participer à l’intégration de l’employé
- Représenter l’entreprise de manière professionnelle (attitude, engagement, etc.)
Évidemment, le supérieur immédiat a aussi un rôle essentiel. Dans certains cas, il sera lui-même l’entraîneur ou le formateur. Sinon, il doit s’impliquer activement dans le processus en s’assurant qu’il permettra à l’employé d’être en mesure d’assumer ses fonctions avec succès. Il veillera également à s’assurer que la personne embauchée vit une expérience positive et qu’elle se sent bien dans son milieu de travail. Il est disponible et à l’écoute des questions et des préoccupations de son employé sans en diminuer la pertinence. Il doit également respecter les différences individuelles au niveau du style et de la vitesse d’apprentissage.
Respecter l’entente de départ
À moins de contraintes ou d’imprévus majeurs, l’entente de départ entre l’individu et l’employeur devrait être respectée qu’il s’agisse des conditions d’emploi, des responsabilités occupées ou du processus d’intégration lui-même. Si un de ces éléments se voit modifier ou n’est pas respecté, le lien de confiance sera inévitablement affecté.
Conclusion: augmenter ses chances de fidéliser les nouveaux employés!
Cette chronique résume les éléments-clés d’un processus d’intégration efficace. Le défi de l’employeur est toujours de créer une recette gagnante dans le choix des activités, leur séquence et des collègues qui appuieront l’individu. SI la bonne personne a été choisie, au terme d’une période d’intégration réussie, l’organisation pourra compter sur un individu compétent qui aura vécu une première expérience positive dans son nouveau travail. Ainsi, l’employeur pourra considérer que le processus de sélection est bien réussi et il aura augmenté ses chances de fidéliser son nouvel employé.
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